Effiziente Geschäftsprozesse in der Stadtverwaltung

Die Landeshauptstadt Potsdam hat als Kommune staatliche Aufgaben der Daseinsvorsorge nach gesetzlichen Bedingungen und Regeln zu erbringen. Verbunden mit den Beschlüssen der demokratischen Vertretung (der Stadtverordnetenversammlung) ist eine Gleichsetzung mit einem Unternehmen nicht an jeder Stelle möglich. Die Prozesse, die die Stadtverwaltung eigenständig gestalten kann, orientieren sich bereits an Effizienzgesichtspunkten. Hierbei wird insbesondere in der Digitalisierung ein Katalysator für die Optimierung der Arbeits- und Geschäftsprozesse mit Blick auf Effizienz, Effektivität, Qualität und Nutzerorientierung gesehen.
Bis Ende 2022 soll zudem ein standardisiertes, zentrales Geschäftsprozessmanagement etabliert werden, das durch eine geeignete Softwarelösung unterstützt wird. Damit wird dann ein Werkzeug genutzt, das systematisch, nachhaltig und als „Daueraufgabe“ eine aufgabenzweck- und vollzugskritische Prozessoptimierung realisiert. Die Geschäfts- und Fachbereiche werden bei der Analyse, Modellierung und Optimierung ihrer Prozesse durch eine externe Beratung unterstützt. 2022 wird die Konzeptionierung und Implementierung des Prozessmanagements begonnen. Die Aufwendungen hierfür betragen rund 45.000 Euro. Diese Konzeption soll durch eine Softwarelösung gestützt werden. Dafür werden in den Folgejahren Kosten von jährlich rund 50.000 Euro kalkuliert, u.a. für Lizenzen, Updates, Support und Schulungen der Mitarbeitenden.