Sitzungen des 1. Beteiligungsrats

Nach dem Beschluss der Stadtverordnetenversammlung zum Leitbild sollen seine Aussagen nun in konkretes Handeln von Verwaltung und kommunalen Unternehmen "übersetzt" werden. Für diesen Prozess ist eine Weiterführung von zwei Gremien vorgesehen, der Lenkungs- und der Projektgruppe. Mitglieder des Beteiligungsrates werden in beiden Runden vertreten sein. Um dieses Engagement mit den beruflichen Verpflichtungen in Einklang bringen zu können, wurde der Wunsch geäußert, dass die Treffen am Abend durchgeführt werden. Drei Mitglieder des jetzigen Beteiligungsrates erklärten sich bereit, über Dezember hinaus weiterhin in dem Gremium mitzuarbeiten. Auf diesem Weg kann eine bessere Weitergabe der gesammelten Erfahrungen an die neuen Mitglieder erfolgen, die im Dezember ausgelost werden. Auf Anregung von Frau Pigorsch, Doktorandin an der Fachhochschule Potsdam, erfolgte anschließend ein etwa 1,5-stündiger Austausch über die soziale Schieflage der Teilnehmer*innen von Beteiligungsprozessen. Niedrigschwellige Angebote, „Machen statt Diskutieren“ oder die direkte Ansprache auf der Straße / vor Ort wurden als geeignete Möglichkeiten angesehen, diese Situation zu verändern.
 

Zu Beginn der Sitzung informiert Nils Jonas über die geplante Ansprache von neuen Mitgliedern für den Beteiligungsrat. Die erste Sitzung mit altem und neuem Beteiligungsrat ist für den 24. Januar 2017 geplant. An dieser Übergabe wird auch Oberbürgermeister Jann Jakobs teilnehmen. Anschließend stellt Fanni Schmidt das Konzept zum Ideen- und Beschwerdemanagement vor und erläutert für das Onlinesystem „Märker“ den Unterschied zwischen „abschließend bearbeitet“ und „erledigt“. Schließlich berichtet Thomas Geisler über die Gründung und Beratung einer Initiative zur Tuchmacherstraße 8. Diese Mieterinitiative hat sich zusammengeschlossen, nachdem die Verkaufsabsichten der Polo GmbH, einer Tochtergesellschaft der ProPotsdam, bekannt wurden.
 

Drei Vertreterinnen und Vertreter aus den Fraktionen der Stadtverordnetenversammlung sind der Einladung des Beteiligungsrates zum Austausch über die bisherige Ratsarbeit gefolgt. Zu den Themen „Erwartungen an den Beteiligungsrat“, „Rolle und Kommunikation mit dem Beteiligungsrat“ sowie „Stärkung der Bürgerbeteiligung in Potsdam“ wurden die folgenden Punkte herausgearbeitet: 

• Die Arbeit der WerkStadt soll weiter konstruktiv-kritisch begleitet werden.
• Außerdem sollte der Beteiligungsrat die Gestaltung von Bürgerbeteiligungsverfahren aus Einwohner*innensicht bewerten und ggf. auf Nachbesserung drängen.
• Gleichwohl ist eine Mitwirkung an der Vielzahl der Prozesse und Veranstaltungen, die in Potsdam durchgeführt werden, mit dem – bereits jetzt hohen – ehrenamtlichen Engagement der Mitglieder des Beteiligungsrates nur bedingt zu leisten.

Für die Zukunft wurden regelmäßigere Treffen zum Austausch zwischen Stadtverordnetenversammlung und Beteiligungsrat vereinbart. Hierbei sollten auch Vertreter*innen aus der Verwaltung eingebunden werden.
 

Ende 2016 scheiden die jetzigen Mitglieder des Beteiligungsrates aus dem Gremium aus. Daher wurde die letzte Sitzung vor der Sommerpause genutzt, sich über die künftige Zusammensetzung auszutauschen und zu überlegen, wie neue Mitglieder gewonnen werden können.
Die Diskussion mündete in dem Wunsch, statt jetzt 9 künftig 13 Bürgerinnen und Bürger in den Beirat zu berufen. Die „Amtszeit“ wird von drei auf zwei Jahre verkürzt. Für eine Mitarbeit sollen sich Potsdamerinnen und Potsdamer bewerben können. Gleichzeitig werden Menschen zur Teilnahme eingeladen, die per Zufallsauswahl aus dem Einwohnermelderegister ausgewählt werden. Diese Regelungen werden nun der Stadtverordnetenversammlung zum Beschluss vorgeschlagen.
 

Der Beteiligungsrat hat sich in seiner Juni-Sitzung mit Details der Zusammenarbeit zwischen WerkStadt und Beteiligungsrat beschäftigt. Die Anwesenden besprachen Unstimmigkeiten und Reibungspunkte, klärten Rollen und Abläufe für die Zukunft. Als ein Ergebnis der Sitzung werden der Oberbürgermeister, der Fachbereichsleiter Kommunikation und Beteiligung sowie die Fraktionsvorsitzenden zur September-Sitzung des Beteiligungsrates eingeladen. Dabei soll über die Einbindung des Gremiums während der Konzeption von Beteiligungsprozessen gesprochen werden.
 

In seiner Mai-Sitzung hat sich der Beteiligungsrat eingehend mit der Weiterführung des Gremiums nach dem Ende des Modellprojekts zum Oktober 2016 befasst. Dabei wird die geplante Weiterführung des Rates als Erfolg gewertet. Diskutiert wurde über die zukünftige Zusammensetzung und das Auswahlverfahren von ehrenamtlichen Mitgliedern sowie ihre Amtsdauer. Die endgültige Regelung muss den Spagat zwischen Kontinuität der Beteiligten und Einbindung neuer Menschen leisten.
Weiterhin thematisierten die Anwesenden Informationsbrüche zwischen Beteiligungsrat und WerkStadt. Für eine Klärung und die Verabredung von Verbesserungen werden sich WerkStadt und Beteiligungsrat beim nächsten Treffen ausreichend Zeit nehmen.
Schließlich wurde das Interessenbekundungsverfahren zur Auswahl des Trägers für den verwaltungsexternen Teil der WerkStadt skizziert und Mitglieder für das Auswahlgremium benannt.
 

In seiner April-Sitzung beschäftigt sich der Beteiligungsrat ausführlich mit verschiedenen aktuellen Entwicklungen: Der Entwurf zum Potsdamer Leitbild wird am 04.05.2016 in die Stadtverordnetenversammlung eingebracht. Es wurde angemerkt, dass es besser gewesen wäre, den Fragebogen zur Nutzung der Potsdamer Parks gemeinsam mit „Laien“ zu erarbeiten. In einem Brief an den Oberbürgermeister setzt sich der Beteiligungsrat für eine stärkere Verankerung der Kinder- und Jugendbeteiligung im Verwaltungshandeln ein. Eine Beschlussvorlage zur Überführung des Modellprojekts „Strukturierte Bürgerbeteiligung“ in „normales“ Verwaltungshandeln wird vorgestellt, muss aber bei der nächsten Sitzung des Beteiligungsrates erneut besprochen werden. Schließlich erläuterten Vertreter*innen der Initiative „Potsdamer Mitte neu denken“ die Zielsetzungen des aktuellen Bürgerbegehrens „Kein Ausverkauf der Potsdamer Mitte“.
 

Zu Beginn der Sitzung wurde die Auswertung der Online Beteiligungsplattform Civocracy zum Thema Einbindung von Kindern und Jugendlichen, künftige Zusammensetzung ab Oktober 2016 und Wirksamkeit des Beteiligungsrates vorgestellt sowie ausgewertet. Weiterhin folgten einige Jugendliche der Einladung des Kinder- und Jugendbüros. Die Jugendlichen haben neben gezielten Fragen auch über ihre Erfahrungen und Einschätzungen zum Thema Jugendbeteiligung berichtet. Eine geladene Teilnehmerin findet die Arbeit des Rates sehr interessant und wird den Jugendsitz dauerhaft besetzen. Die Erwartungen der WerkStadt für Beteiligung an den Beteiligungsrat wurden aufgrund der zeitlichen Ressourcen auf die kommende Sitzung verschoben. Zum Schluss beschäftigte sich der Beteiligungsrat mit dem aktuellen Stand von folgenden Beteiligungsverfahren: Dialog- und Beteiligungsverfahren „Plantage-Rechenzentrum-Garnisonkirche“, Potsdamer Leitbild und „Parkgespräche“.
 

In der Februar-Sitzung wurden u.a. die folgenden Punkte diskutiert: Zum Beteiligungsverfahren „Plantage-Rechenzentrum-Garnisonkirche“ sind die bisherigen Überlegungen der complan Kommunalberatung verworfen worden. Derzeit wird ein Alternativvorschlag erarbeitet. Auch das Beteiligungskonzept für die „Parkgespräche“ wird überarbeitet, da nunmehr eine repräsentative Bürgerbefragung durchgeführt werden soll. In der März-Sitzung will sich der Beteiligungsrat zum Stand der Jugendbeteiligung in Potsdam austauschen. Hierzu werden Jugendliche eingeladen, die über ihre Erfahrungen und Einschätzungen berichten sollen. Schließlich erfolgte eine erste Aussprache zu den Erwartungen der WerkStadt für Beteiligung an den Beteiligungsrat. Diese Verständigung wird in einer der nächsten Sitzungen fortgeführt.
 

Zunächst beschäftigte sich der Beteiligungsrat mit dem aktuellen Stand der größeren Beteiligungsverfahren, die derzeit in Potsdam durchgeführt bzw. geplant werden: „Plantage-Rechenzentrum-Garnisonkirche“, Potsdamer Leitbild, Strategieplanung für den ländlichen Raum und „Parkgespräche“. Nachfolgend wurden Vorschläge zur Weiterführung des Beteiligungsrates ab Oktober 2016 diskutiert, da die dreijährige Laufzeit des Modellprojekts „Strukturierte Bürgerbeteiligung“ im Herbst dieses Jahres abgeschlossen sein wird.
 

In der letzten Sitzung des Jahres informierte sich der Beteiligungsrat über die ersten Überlegungen zum Beteiligungsatlas, der einen Überblick über Beteiligungsverfahren in Potsdam ermöglichen soll. Außerdem stellte Herr Tomczack die Kulturlobby vor, eine Initiative von Potsdamer Kultur- und Kreativschaffenden. Die WerkStadt für Beteiligung hat die Kulturlobby bei der Verständigung über Ziele der gemeinsamen Arbeit und die Vorbereitung erster Aktivitäten maßgeblich unterstützt.
Schließlich erfolgte ein erster Rückblick auf die Ergebnisse der Arbeit in 2015. Weiterhin wurden Empfehlungen für die Schwerpunkte im kommenden Jahr zusammengetragen.
 

In der November-Sitzung tauschte sich der Beteiligungsrat erneut zum Planungs- bzw. Umsetzungsstand verschiedener Beteiligungsverfahren aus (Leitbildprozess, Dialogverfahren Garnisonkirche - Plantage - Rechenzentrum, „Parkgespräche“).
Anschließend schilderte Frau Petri von der Initiative „Mietergemeinschaft Musikerviertel“, wie sich die Initiative erfolgreich gegen den Verkauf von sechs Mietshäusern durchgesetzt hat. Die sehr persönliche Schilderung lieferte ein lebendiges Bild von der intensiven Beschäftigung mit Verwaltungs- und politischen Entscheidungen. Ohne die Unterstützung der WerkStadt hätte der deutlich unterschätzte Arbeits- und Zeitaufwand nicht bewerkstelligt werden können.
 

Zu Beginn der Sitzung wurden Eindrücke von der Veranstaltung ausgetauscht, bei der ein erster Leitbildentwurf vorgestellt und mit der Politik diskutiert wurde. Grundsätzlich gab es dazu positive Rückmeldungen. Es wurde unterstrichen, dass die Entstehung einzelner Leitbildpassagen transparent und nachvollziehbar bleiben muss.
Erneut nahm die Auseinandersetzung mit dem Dialogverfahren zum B-Plan 1 „Rechenzentrum-Plantage-Garnisonkirche“ breiten Raum während der Sitzung ein. In zwei Kleingruppen wurden positive und negative Aspekte der Veranstaltung mit allen betroffenen Organisationen am 9. September 2015 zusammengetragen. An den Treffen des Begleitkreises zu diesem Dialogverfahren werden Herr Horn, Herr Broneske und ggf. Frau Stremlow aus dem Beteiligungsrat teilnehmen.
Für die Besetzung des Jugendsitzes im Beteiligungsrat schlug Frau Neels vom Kinder- und Jugendbüro des Stadtjugendrings vier Varianten vor. Erstmals soll bei der Sitzung im März 2016 die Kinder- und Jugendbeteiligung im Mittelpunkt der Diskussion im Beteiligungsrat stehen.
 

Im Mittelpunkt der ersten Sitzung nach der Sommerpause standen die Information und Diskussion über das geplante Beteiligungsverfahren zum B-Plan 1 („Garnisonkirche / Rechenzentrum / Plantage“). Herr Drost berichtete als Prozessbegleiter über die Ergebnisse der bisher durchgeführten Einzelgespräche und stellte die Planungen für die nächsten Beteiligungsschritte vor. Vier Mitglieder des Beteiligungsrates werden an dem anstehenden Treffen teilnehmen, bei dem die Mitwirkungsbereitschaft zur Fortführung des Dialogs zur Potsdamer Mitte weiter geklärt werden soll.
Weiterhin wurde intensiv über die Ergebnisse des 3. Reflexionsworkshops diskutiert, den das Deutsche Institut für Urbanistik (difu) im Juli durchgeführt hatte und bei dem u.a. die Zusammenarbeit von Beteiligungsrat und WerkStadt für Beteiligung genauer beleuchtet wurde.
 

Erneut beschäftigte sich der Beteiligungsrat mit dem Beteiligungsverfahren zum B-Plan 1 („Garnisonkirche / Rechenzentrum / Plantage“) und wertete die Ergebnisse der Themenforen zum Potsdamer Leitbildprozess aus.
Da inzwischen die Hälfte der Laufzeit des Modellprojekts „Strukturierte Bürgerbeteiligung“ verstrichen ist, tauschten sich die Mitglieder darüber aus, inwiefern sich ihre Erwartungen und Wünsche an ihr Engagement im Beteiligungsrat erfüllt haben und welche Veränderungen für die 2. Phase des Pilotvorhabens angestrebt werden sollten.
Schließlich wurden einzelne Fragen der Zusammenarbeit zwischen dem internen und dem externen Teil der WerkStadt für Beteiligung thematisiert.
 

Zu Beginn der Sitzung berichteten Frau Stremlow und Herr Horn über den ersten Termin zum Dialogverfahren Garnisonkirche / Rechenzentrum / Plantage. Der Beteiligungsrat wird den geplanten Beteiligungsprozess kritisch-konstruktiv begleiten.
Ein neuer jugendlicher Vertreter wurde im Beteiligungsrat begrüßt. Um weitere Jugendliche für eine aktive Mitarbeit zu gewinnen, sollen Informationen über die Arbeit des Beteiligungsrates u.a. im Newsletter des Stadtjugendrings verbreitet werden.
Abschließend diskutierten die Mitglieder noch einmal über die Zeit- und Aufgabenplanung 2015 und nahmen die hohe Arbeitsbelastung der MitarbeiterInnen in der WerkStadt für Beteiligung mit Bedenken zur Kenntnis.
 

Nach der Beschäftigung mit dem aktuellen Stand des Potsdamer Leitbildprozesses hat der Beteiligungsrat im April über die bessere Einbindung von Jugendlichen in seine Arbeit beraten. Im Juni will sich der Rat den Anforderungen widmen, die Jugendliche an Beteiligungsprozesse stellen.
Weiterhin wurden die Vorbereitungen für das Dialogverfahren Garnisonkirche / Rechenzentrum / Plantage diskutiert. Frau Stremlow und Herr Horn, zwei Mitglieder des Beteiligungsrates, erklärten sich bereit, an den entsprechenden Treffen teilzunehmen.
Zu guter Letzt wurden Anregungen zur Zeit- und Aufgabenplanung 2015 der Werkstadt für Beteiligung zusammengetragen.
 

Im März hat sich der Beteiligungsrat mit dem Beteiligungsverfahren zum Wohnungspolitischen Konzept auseinandergesetzt. In der Diskussion wurde u.a. der Vorschlag unterbreitet, einen Newsletter zu etablieren, mit dem auf Termine für Beteiligungsveranstaltungen hingewiesen werden könnte. Ein solcher Newsletter sollte an alle interessierten Potsdamerinnen und Potsdamer verschickt werden.
Auf der nächsten Sitzung im April wollen die Mitglieder über den Stand des Beteiligungsprozesses zur Garnisonkirche sprechen. Dieses Verfahren hat vermutlich eine hohe Symbolkraft für die Frage, welchen Stellenwert Bürgerbeteiligung in Potsdam tatsächlich besitzt.
Schließlich haben sich die Anwesenden erneut über Rollen und Aufgaben des Beteiligungsrates ausgetauscht. Die Prioritätensetzung, die hierzu begonnen wurde, soll beim nächsten Treffen abgeschlossen werden.
 

In der Februarsitzung des Beteiligungsrates wurden die ersten Termine für den Potsdamer Leitbildprozess bekanntgegeben: Am 17. und 18.4. startet der öffentliche Dialog mit Vor-Ort-Veranstaltungen in verschiedenen Potsdamer Stadt- und Ortsteilen.
Weiterhin wurde entschieden, dass Herr Baumann vom BÜRO BLAU auch in diesem Jahr die Sitzungen des Beteiligungsrates moderieren soll.
Der Workshop zur Rollen- und Aufgabenfindung des Beteiligungsrates wurde sehr positiv bewertet. Beim nächsten Treffen sollen die entsprechenden Überlegungen und Klärungen abgeschlossen werden.
Aufgrund der zahlreichen Wünsche nach Unterstützungsleistungen muss die WerkStadt für Beteiligung – nicht zuletzt aufgrund der begrenzten Personalressourcen – eine Schwerpunktsetzung für die künftige Arbeit vornehmen. Hierzu erläuterten Herr Kärsten und Herr Geisler aus dem externen Büroteil ein Vorgehen, mit der Anfragen künftig priorisiert werden können.
 

In der ersten Sitzung im neuen Jahr erläuterte das Büro für Bürgerbeteiligung den Stand der beiden Beteiligungsprozesse zur Baumschutzsatzung und zum Leitbild der Landeshauptstadt. Beim nächsten Treffen am 17.02.2015 sollen die Verfahren zum Lustgarten und zum wohnungspolitischen Konzept vorgestellt und diskutiert werden.
Bürgerinnen und Experten werden bei einem zusätzlichen Treffen Anfang Februar die zahlreichen Aufgaben des Beteiligungsrates reflektieren, die in der Geschäftsordnung niedergelegt sind. Anhand der bisherigen Erfahrungen sollen dann Schwerpunkte für die kommende Arbeit festgelegt werden.
Sehr positiv hat der Beteiligungsrat den neuen Namen des Büros aufgenommen:
„WerkStadt für Beteiligung - Potsdam mitGestalten“ ist für die Kommunikation in die Stadtöffentlichkeit deutlich einprägsamer als die bisherige Bezeichnung.
 

Im Zentrum des Austausches auf der Dezembersitzung standen ein Rückblick auf die Aktivitäten in 2014 sowie ein Ausblick auf das zweite Jahr des Beteiligungsrates in 2015. Dabei betonten mehrere Mitglieder erneut, dass sie sich im nächsten Jahr intensiver mit einzelnen Beteiligungsprozessen auseinandersetzen wollen. Den Jahresrück- und -ausblick wird Herr Vogt, Sprecher des Beteiligungsrates, zusammenfassen, um über die Arbeit des Beteiligungsrates im Hauptausschuss und gegenüüber der Presse berichten zu können.
Weiterhin diskutierten die Mitglieder üüber den ersten Entwurf eines Kriterienkatalogs, mit dessen Hilfe künftig geklärt werden soll, wie viel Zeit das Büro für Bürgerbeteiligung (BfB) in die Betreuung einzelner Beteiligungsverfahren investiert. Hierzu wurde vereinbart, dass das BfB die Kriterien bis zur Februar-Sitzung konkretisiert und ihre Anwendung anhand von zwei konkreten Verfahren erläutert.
 

Im Drewitzer Begegnungszentrum oskar. hat sich der Beteiligungsrat im November mit den folgenden Themen befasst:

• Die beiden jugendlichen Mitglieder können eine regelmäßige Teilnahme am Beteiligungsrat aus verschiedenen Gründen nicht einrichten. Daher wollen drei Mitglieder in den nächsten Wochen eine Lösung für eine kontinuierliche Mitwirkung junger Menschen finden.
• Weiterhin wurden Grundsätze für die Öffentlichkeitsarbeit des Beteiligungsrates beschlossen. In der nächsten Sitzung soll ein Jahresrückblick erarbeitet werden, mit dem der Hauptausschuss und die Öffentlichkeit über die bisherige Arbeit informiert werden kann.
• Mehrere Mitglieder äußerten den Wunsch, bei den nächsten Treffen auch einzelne Beteiligungsverfahren zu diskutieren.

In seiner September-Sitzung hat sich der Beteiligungsrat mit den folgenden Punkten auseinandergesetzt:

• Der Verfahrensmonitor, den das Beteiligungsbüro nach der letzten Sitzung verschickt hat, wurde sehr begrüßt. Das Büro wird diesen Monitor in Zukunft monatlich aktualisieren und zur Verfügung stellen.
• Zur Öffentlichkeitsarbeit des Beteiligungsrates wurden zahlreiche Anregungen gesammelt, die die Arbeitsgruppe „Öffentlichkeitsarbeit“ zusammen mit ihren eigenen Überlegungen zu einem Vorschlag verdichten wird.
• Frau Dr. Reimann vom Deutschen Institut für Urbanistik (difu) stellte den 1. Zwischenbericht zur Evaluation des Modellprojekts vor.
• In den nächsten Monaten soll ein Leitbild für die Stadt Potsdam erarbeitet werden. Der Beteiligungsrat ist in den entsprechenden Gremien vertreten und möchte mit dazu beitragen, dass während des Leitbildprozesses die geplante Bürgerbeteiligung ungehindert zum Zuge kommt.